Cómo reducir las citas perdidas en tu clínica de fisioterapia
Cada hueco vacío en la agenda es una sesión que ya no se cobra. Recordatorios con confirmación, una política de cancelación clara y una lista de espera bien llevada bajan las ausencias sin que tengas que perseguir a nadie por teléfono.
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Una clínica con treinta citas al día que pierde dos por ausencias deja de facturar unas cuarenta sesiones al mes. Eso es un sueldo. Y el hueco no se recupera: el fisio ya estaba en la sala, la camilla preparada y el siguiente paciente llega a su hora.
La mayoría de las ausencias no son mala fe. El paciente se olvidó, confundió el día o pensó que la cita era la semana que viene. Las medidas que funcionan atacan ese olvido y caben en el trabajo que ya haces.
Recuerda la cita la tarde anterior
El recordatorio funciona cuando llega la tarde anterior. Una semana antes se olvida igual que la cita. Un mensaje de WhatsApp con la hora y la dirección cierra la duda antes de que se convierta en ausencia. Si lo mandas a mano cada tarde, en dos semanas dejarás de hacerlo; automatízalo desde la agenda.
Pide una confirmación
Un aviso se lee y se olvida. Una pregunta pide respuesta. "¿Confirmas tu cita de mañana a las 17:00?" te dice quién va a venir y, sobre todo, quién no. Con esa respuesta a las siete de la tarde te da tiempo a ofrecer el hueco a otra persona.
Ten una política de cancelación y cuéntala
Escríbela en dos frases y ponla en la primera cita y en el pie de los mensajes: las citas se cancelan hasta 24 horas antes; a partir de ahí, se cobra la sesión. Casi nunca tendrás que aplicarla. Su valor está en que el paciente sabe que el hueco vale algo.
Lleva una lista de espera de verdad
Cuando alguien cancela a tiempo, el hueco solo se rellena si tienes a mano a quién ofrecérselo. Apunta a los pacientes que te pidieron "lo antes posible" y avisa al primero en cuanto se libere una hora. Dos o tres avisos al mes recuperan sesiones que antes se perdían.
Deja que reserven sin llamar
Parte de las citas perdidas nacen de una reserva mal apuntada por teléfono. Si el paciente elige la hora en una página de reservas, la cita queda escrita con su nombre y su móvil, y recibe la confirmación en el momento. Menos llamadas en mitad de una sesión y menos "creía que era el jueves".
Por dónde empezar
Empieza por el recordatorio con confirmación. Es la medida con más efecto y la que menos te cuesta. Cuenta durante un mes cuántas citas se pierden antes y después, y decide con ese número si el resto de medidas merecen la pena en tu clínica.
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